根据党和国家有关档案工作的决定和指示，为加强学院文书档案的科学管理，更好地为学院的各项工作服务，特制定本制度。
第一条 在学院开展组织工作和活动中形成的具有保存价值的公务文件材料（包括党、政、工、团以及教学、保卫、财会等工作中形成的文件材料）及有关照片、录音带、录像带等，均由各相关部门负责整理、立卷，分散保管在各科室，任何个人不得据为已有。
第二条 档案室接收的档案，须符合下列要求：
（一）文件材料必须齐全、完整；
（二）案卷保持了文件之间的历史联系，区分了保存价值，便于保管和利用；
（三）卷内文件材料进行了系统排列，填写了卷内文件目录和案卷备考表；
（四）案卷题名简明确切，准确具体地揭示了卷内文件材料的内容。
（五）案卷整洁美观，装订牢固。
第三条 学院在工作活动中形成的全部文件档案，在文书部门和业务部门的基础上，对不完全符合质量要求的案卷进行加工整理，并按照分类编号方案分类、排列、编号。
第四条 案卷按分类体系排列上架、固定存放位置，不得割裂案卷之间历史联系，不得错乱放置，以便于检索利用。
第五条 档案应当编制必要的检索工具，积极提供利用，为各项工作服务。
第六条 档案室应建立文书档案的统计制度，对文书档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。
第七条 文书档案的鉴定销毁，安全保安按档案鉴定销毁制度、档案保密制度执行。
第八条 本制度自即日起施行。
第九条 本制度须经领导批准，方可进行修改。
